Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni
Ayvaz Otel olarak; kişisel verilerinizin gizliliği ve güvenliği konusuna büyük önem vermekte ve hassasiyetle yaklaşmaktayız. Bu çerçevede, hizmet ve ürünlerimizden faydalanan misafirlerimiz ve iş ilişkisi içerisinde olduğumuz bağlantılarımız da dahil olmak üzere, Ayvaz Otel ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu‘na (“KVKK”) uygun olarak işlenmesi ve saklanması önceliklerimizdendir.
KVKK uyarınca taşıdığımız “Veri Sorumlusu” sıfatı ve bu sorumluluğumuzun bilinci ile kişisel verilerinizin işlenme amaçları, verilerinizin toplanma yöntem ve sebepleri, kişisel verilerinizin işlenmesi konusundaki haklarınız ile bu haklarınızı kullanma yöntemi olan başvuru usul ve esasları hakkında sizleri aşağıdaki gibi bilgilendirmek isteriz.
HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİZİ TOPLUYORUZ?
Ayvaz Otel olarak gerektiği hallerde KVKK’ya uygun şekilde misafirlerimize, ziyaretçilerimize ve iş bağlantılarımıza (seyahat acentesi, tedarikçi, alt yüklenici gibi her türlü iş ilişkisinde bulunduğumuz kurum hissedar, yetkili ve çalışanları dahil olmak üzere) ait kişisel verileri toplamaktayız. Topladığımız kişisel verileri aşağıdaki gibi listeleyebiliriz:
-Kimlik Verileri: Misafirlerimizden, ziyaretçilerimizden, iş bağlantılarımızdan (seyahat acentesi, tedarikçi, alt yüklenici gibi her türlü iş ilişkisinde bulunduğumuz kurum hissedar, yetkili ve çalışanlarından) topladığımız adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, uyruk, araç plaka bilgisi, kimlik fotokopisi gibi kişinin kimliğine dair verilerdir.
-İletişim Verileri: Misafirlerimizden, ziyaretçilerimizden, iş bağlantılarımızdan (seyahat acentesi, tedarikçi, alt yüklenici gibi her türlü iş ilişkisinde bulunduğumuz kurum hissedar, yetkili ve çalışanlarından) topladığımız telefon numarası, adres, e-posta adresi gibi kişi ile iletişim kurulmasını sağlayan verilerdir.
–Aile Bireylerine / Yakınlarına ait Veriler: İlgili mevzuat gereği ve/veya Şirketimiz veya ilgili kişinin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla misafirlerimizden topladığımız ilgili kişinin aile bireyleri, yakınları veya konaklama sırasında beraberinizdeki kişiler hakkında verilerdir.
–Finansal Veriler: Şirketimizin veri sahibi ilgili kişi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkiye göre misafirlerimizden ve iş bağlantılarımızdan topladığımız ücret, maaş bilgisi, ödeme bilgisi, kredi kartı bilgisi gibi verilerdir.
-Özlük Verileri: Alt yüklenici ve benzeri iş ilişkisinde bulunduğumuz kurum yetkili ve çalışanlarından topladığımız Şirketimiz ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olan her türlü kişisel veridir.
-Fiziksel Mekân Güvenlik Verileri: Misafirlerimizden, ziyaretçilerimizden, iş bağlantılarımızdan (alt yüklenici ve benzeri iş ilişkisinde bulunduğumuz kurum yetkili ve çalışanlarından) fiziksel mekâna girişte ve mekânın içerisinde kalış sırasında alınan güvenlik ve kamera kayıtları gibi kişisel verilerdir.
-Görsel / İşitsel Veriler: Fiziksel mekân güvenlik bilgileri kapsamına girmeyen ve misafirlerimizden, iş bağlantılarımızdan (alt yüklenici, taşeron gibi her türlü iş ilişkisinde bulunduğumuz kurum hissedar, yetkili ve çalışanlarından) topladığımız fotoğraf, ses ve görüntü kaydı gibi kişisel verilerdir.
-İşlem Verileri: Misafirlerimizden topladığımız rezervasyon bilgileri, konaklama veya ziyarete ilişkin kayıtlar, ürün veya hizmet satın alma işlemleri, üyelik bilgileri, konaklamaya ilişkin bağlantılı olunan gruplar ve etkinlikler, misafir tercihleri gibi misafirin gerçekleştirdiği işlemlere ilişkin kişisel verilerdir.
-İletişim ve Şikâyet Yönetimi Verileri: Şirketimize yönelik her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesi süreçlerinde misafirlerimizden, ziyaretçilerimizden, iş bağlantılarımızdan (seyahat acentesi, tedarikçi, alt yüklenici gibi her türlü iş ilişkisinde bulunduğumuz kurum hissedar, yetkili ve çalışanlarından) ve diğer üçüncü kişilerden elde edilen kişisel verilerdir.
-Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Misafirlerimizden, ziyaretçilerimizden ve iş bağlantılarımızdan topladığımız KVKK’nın 6. maddesinde belirtilen sağlık verileri, dernek vakıf üyeliği, biyometrik veriler (ses ve görüntü kayıtları), kan grubu ve ceza mahkumiyeti bilgisi gibi verilerdir.
-Diğer Veriler: Misafirlerimizden, ziyaretçilerimizden, iş bağlantılarımızdan (seyahat acentesi, tedarikçi, alt yüklenici gibi her türlü iş ilişkisinde bulunduğumuz kurum hissedar, yetkili ve çalışanlarından) ve diğer üçüncü kişilerden topladığımız teknik işlem güvenliği için işlenen veriler, risk yönetimi bilgileri, hukuki işlem verileri, pazarlama verileri, lokasyon verileri, çerezler ve diğer vasıtalar ile otomatik yollar ile toplanan verilerdir.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ YÖNTEMLER VE HUKUKİ SEBEPLERLE TOPLUYORUZ / İŞLİYORUZ?
Kişisel Verilerinizi,
-Rezervasyon, tesislerimize kayıt/giriş ve tesislerimizdeki konaklama esnasında basılı ve elektronik formlar dahil sair iletişim yöntemleri kanalıyla,
-Internet sitelerimiz, çeşitli sosyal medya mecralarında Ayvaz Otel ve markaları adına işletilen sosyal medya hesaplarımız üzerinden,
-Ayvaz Otel satış ve pazarlama faaliyetleri kapsamında kullandığımız e-posta, telefon, kısa mesajlar (“SMS”) veya multimedya mesajları (“MMS”), basılı ve elektronik formlar dahil sair iletişim yöntemleri kanalıyla,
-Ayvaz Otel merkez ofis ve konaklama tesislerimizde yer alan kapalı devre kamera sistemleri vasıtasıyla,
-Konaklama tesislerimizde yer alan uygulamalar (odalarda yer alan televizyon üzerinden ileti gönderme, vb.) aracılığı ile;
-Yürüttüğümüz iş faaliyetleri kapsamında şahsınızla veya yetkilisi olduğunuz firmanızla imzaladığımız Sözleşmeler, sunulan ticari teklifler, basılı ve elektronik formlar, belgeler, yazışmalar, tarafımıza yapılan başvurular aracılığıyla,
-Yaptığımız iş görüşmeleri ve etkinlikler kapsamında tarafınızca verilen kartvizit ve sair belgeler aracılığıyla,
-Ayvaz Otel’in grup şirketleri, iş bağlantıları, seyahat acenteleri veya hizmet/ürün tedarik ettiği firmalar gibi üçüncü kişiler kanalıyla; sözlü, yazılı veya elektronik ortamda olmak kaydıyla, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan çeşitli yöntemler ile toplamaktayız.
Yukarıdaki yöntemler doğrultusunda topladığımız kişisel verilerinizi aşağıda belirtilen hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanarak işlemekteyiz:
-Açık rızanızın bulunması,
-Türkiye Cumhuriyeti’nde yürürlükte olan kanun ve yönetmelik hükümlerinin işlemeyi gerekli kılması,
-Fiili imkânsızlık nedeniyle rızanızı açıklayamayacak durumdayken şahsınızın veya bir başkasının yaşamı veya vücut bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
-Tarafınız veya firmanızla akdetmiş olduğumuz sözleşmenin ifası için gerekli olması,
-Yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacıyla kişisel verilerinizin işlenmesinin gerekli olması,
-Kişisel verinizin tarafınızca alenileştirilmiş olması,
-Şirket olarak yasal veya sözleşmesel haklarımızın kullanılması veya korunması için gerekli olması,
-Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla kişisel verilerinizin işlenmesinin meşru menfaatimiz için gerekli olması.
İşlediğimiz tüm kişisel verilerinizi, KVKK ve diğer mevzuatta zorunlu kılınan sürelere uygun şekilde ve her halükârda yukarıdaki meşru amaçlar ortadan kalkmadığı müddetçe gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almak suretiyle muhafaza etmekteyiz.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ AMAÇLA İŞLEMEKTEYİZ?
Topladığımız Kişisel Verilerinizi niteliğine göre aşağıdaki amaçlarla işlemekteyiz:
(1) Otelcilik faaliyetlerimizin ifası, Ayvaz Otel tarafından size sunulan ürün ve hizmetler ile talep ve beklentilerinizin gerçekleştirilmesi, misafirlerimize arzu edilen düzeyde konukseverlik ve kişisel deneyim sunulabilmesi,
(2) Ürün ve hizmetlerimizden misafirlerimizi faydalandırmak için gerekli planlama, değerlendirme ve çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması;
(3) Otelcilik faaliyetlerimiz kapsamındaki hizmetleri sunmak ve yönetmek amacıyla misafirlerimiz ve iş bağlantılarımız ile doğrudan iletişim kurulması; otelcilik ve konaklama hizmetlerimize ilişkin yazışma, bildirim ve rezervasyon onaylarının sağlanması;
(4) Ayvaz Otel tarafından sunulan ürün ve hizmetlere yönelik reklam ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülerek tanıtım, promosyon, kampanya, teklif, bülten, etkinlik ve benzeri konularda bilgilendirme yapılması, kurumsal iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, ürün ve hizmetlerin ilgili kişilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sunulması;
(5) Pazarlama ve Misafir İlişkileri Yönetimi çalışmalarının yürütülmesi; sadakat programlarının yönetilmesi,
(6) Kurumsal iletişim ve bu kapsamda sair etkinlik, kampanya ve davetlerin düzenlenmesi ve bunlar hakkında bilgilendirme yapılması, pazar araştırma çalışmalarının yürütülmesi;
(7) Misafirlerimizin kullanımına sunduğumuz dijital platformların iyileştirilmesi ve platform kullanıcılarına verimli ve kişiselleştirilmiş deneyim sunmak amacıyla kullanıcıların sayısı, tipi, ziyaret sıklığı, davranışları, coğrafi konumları ve benzeri istatistiklerin çıkartılması, platform kullanıcılarının ilgi alanı ve ihtiyaçlarına göre kişiye özel içerik, kampanya ve reklam sunulması, bu amaçla çerez kullanılması;
(8) İlgili kişilerden gelen talep, öneri ve şikayetlerin takibi, değerlendirilmesi, misafir memnuniyeti yönetimi ve bu kapsamda planlama, istatistik ve memnuniyet değerlendirme çalışmalarının uygulanması;
(9) Daha iyi ve güvenilir ürün ve hizmet verebilmek ve sürdürülebilirliği sağlamak için kalite değerlendirme ve iyileştirme çalışmalarının yapılması, tedarikçi, alt yüklenici ve benzeri iş ilişkisinde bulunduğumuz kişilerin denetimi;
(10) İş bağlantıları, seyahat acenteleri, tedarikçiler, alt yükleniciler ve benzeri iş ilişkisinde bulunan firmalar ile olan ilişkilerin yönetimi, iş ve ticari ilişkilerin yürütülmesi;
(11) Ayvaz Otel ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (Şirketimiz tarafından sağlanan hizmetlere yönelik idari operasyonların planlanması, iş ortağı/müşteri/tedarikçi (yetkili veya çalışanları) değerlendirme ve denetim süreçleri, hukuki uyum süreci gibi.);
(12) Richmond Hotels tarafından işletilen tesislerin fiziksel güvenliğinin ve denetiminin sağlanması;
(13) İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin planlanması ve icrası;
(14) Yasal hakların kullanılması, hukuki ilişkinin sona ermesinden sonra işlem geçmişine ilişkin bilgilerin uyuşmazlık halinde delil olarak kullanılması;
(15) Ticari, hukuki ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması;
(16) Mali işlere ilişkin politikalarının yürütülmesi; e-fatura yönetimi;
(17) Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve yürütülmesi, bilgi teknolojileri altyapısının yönetimi;
(18) Şirketimiz faaliyetleri kapsamında planlama, raporlama, ziyaretçi/müşteri istatistikleri ve benzeri incelemelerin yapılması ve/veya
(19) Yurtiçi ilgili mevzuata uyum sağlanması, kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilen bilgilerin temini, raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİ 3. KİŞİLERE VE/VEYA YURTDIŞINA AKTARIYOR MUYUZ?
Topladığımız kişisel verilerinizi yukarıda belirttiğimiz hukuki sebeplerin varlığı halinde ve belirtilen amaçlar doğrultusunda; Şirketimiz faaliyetlerini ve iş süreçlerini devam ettirmek için yurtiçi ve/veya yurtdışında bulunan grup şirketlerimize, Şirketimize hizmet sunan iş ortaklarımıza, işbirliği yaptığımız acentelerimiz ve çevrimiçi otel rezervasyon servisi sunan iş bağlantılarımıza, tedarikçilerimize, tesis içi hizmet sunan üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarımıza, sigorta şirketlerimize, banka ve finans kuruluşlarına, hukuk, vergi vb. benzeri alanlarda destek aldığımız danışmanlık firmalarımıza, Şirket yetkililerine, hissedarlarımıza, kanunen yetkili kamu kurumlarına ve özel kişilere, Şirketimiz adına kişisel veri işleyen yurt içi ve/veya yurt dışında depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği (sunucu, hosting, yazılım, bulut bilişim vb.) alanlarında destek aldığımız hizmet sağlayıcılarımıza, KVKK kapsamında düzenlenen hükümlere uygun olmak şartıyla aktarabiliriz. Ayvaz Otel olarak kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde muhafaza edileceğini ve hukuka aykırı bir şekilde işlenmeyeceğini taahhüt etmekteyiz.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN KVKK KAPSAMINDA SAYILAN HAKLARI İLE BAŞVURU USUL VE ESASLARI
i. Kişisel Verilerinize İlişkin Haklarınız
Şirket bünyesinde işlenmekte olan verilerinize ilişkin olarak aşağıda sayılan haklarınızın bulunduğunu belirtmek isteriz:
(1) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
(2) Kişisel verileriniz işleniyorsa bunlara ilişkin bilgi edinme,
(3) Kişisel verilerinizin işlenme amacının ne olduğu ve kişisel verilerinizin amacına uygun olarak kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
(4) Varsa yurtiçinde veya yurtdışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişilerin kimler olduğunu ve hangi verilerin aktarıldığını öğrenme,
(5) İşlenen kişisel verilerin eksik veya yanlış olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
(6) Kişisel verilerinizin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
(7) Kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya kişisel verilerinizin güncelliğini kaybetmesi halinde, işlenmiş olunan kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
(8) İşlenen kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
(9) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
ii. Başvuru
Yukarıda yer alan haklarınıza ilişkin taleplerinizi, aşağıda yer alan başvuru formunu doldurup yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza veya tarafımıza daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı olan elektronik posta adresiniz vasıtasıyla Şirketimize iletebilirsiniz. Başvuru formu için lütfen buraya tıklayınız.
Ayvaz Otel, kendisine yöneltilen talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Taleplerinizin yerine getirilmesi sebebiyle bir maliyet doğması hâlinde yalnızca Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücretleri sizden talep edebiliriz.
Ayvaz Otel’e yöneltilen talepleri kabul edebilir veya gerekçesini açıklamak suretiyle reddedebilir ve bu cevabı yazılı olarak veya elektronik ortamda talepte bulunan kişiye iletebiliriz. Talebin kabul edilmesi halinde, Ayvaz Otel olarak talebin gereğini derhal yerine getirmekle yükümlüyüz.
iii. Şikâyet
Richmond Hotels’e yöneltmiş olduğunuz taleplerin Şirket tarafından reddedilmesi, Şirket tarafından verilen cevaptan memnun kalmamanız veya cevap verilmemesi halinde, cevabın tarafınıza bildirildiği tarihten itibaren 30 gün ve cevap verilmemesi halinde 30 günlük sürenin sonundan itibaren 30 gün içerisinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.
VERİ SORUMLUSU KİMLİK VE İLETİŞİM BİLGİLERİ
İşbu aydınlatma metni, Türkiye’de kurulu ve aşağıda bilgileri verilen Ayvaz Otel tarafından “Veri Sorumlusu” sıfatıyla ilgili veri sahibi kişilere hitaben düzenlenmiştir.
Ticari Unvan: Ayvaz Otel
Adres: Fevzi Çakmak Mah, Ayrancılar, İzmir Aydın Cd. No:12, 35860 Torbalı/İzmir
34752 Ataşehir – İstanbul
Telefon: +90 232 683 49 14